Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Arktiproc Solutions Oy, Y-tunnus 3587562-4
Häkkilinnuntie 3, Joensuu
Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä Emil Hellgréniin: emil.hellgren@arktiproc.fi tai +358 50 558 4448.
Tämä kuvaus koskee Arktiprocin omaa henkilötietojen käsittelyä. Asiakkaille toteutettavien ratkaisujen henkilötietojen käsittelystä ja osapuolten vastuista sovitaan erikseen.
Mitä tietoja käsittelemme?
Voimme käsitellä nimeäsi, yritystäsi, tehtävääsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi sekä yhteydenottojen, tarjousten, sopimusten, toimeksiantojen ja tuen hoitamiseen tarvittavia tietoja. Tietoja saadaan sinulta, edustamaltasi organisaatiolta ja yhteistyön yhteydessä.
Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Tarvitsemme kuitenkin asian hoitamiseen riittävät tiedot voidaksemme vastata yhteydenottoon tai toteuttaa sovitun palvelun.
Asiakastarinoissa julkaisemme erikseen hyväksyttyjä nimiä, ammattinimikkeitä ja kommentteja. Sivuston tekniseen toimintaan voi liittyä esimerkiksi IP-osoitteen, pyydetyn sivun, ajankohdan ja selaimen teknisten tietojen käsittelyä hosting-palvelussa.
Mihin tietoja käytetään?
Käsittelemme tietoja yhteydenottoihin vastaamiseen, tarjousten valmisteluun, asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoitamiseen, sovitun ylläpidon ja tuen toteuttamiseen sekä verkkosivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen. Näissä tarkoituksissa perusteena on oikeutettu etumme harjoittaa yritystoimintaa, palvella asiakkaitamme ja suojata palveluitamme.
Kun olet itse sopimuksen osapuoli, käsittely voi perustua sopimuksen täyttämiseen tai pyynnöstäsi tehtäviin sopimusta edeltäviin toimiin. Kirjanpitoon ja muihin lakisääteisiin velvoitteisiin tarvittavia tietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen perusteella. Asiakastarinoiden henkilötietojen julkaiseminen perustuu saatuun suostumukseen.
Tietoja voidaan käsitellä myös oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Emme tee näiden tietojen perusteella automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinuun oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia yhteydenoton käsittelemiseksi, asiakassuhteen tai toimeksiannon hoitamiseksi, sovitun ylläpidon ja tuen toteuttamiseksi tai muun tässä kuvauksessa yksilöidyn käsittelytarkoituksen täyttämiseksi.
Säilytysaika määräytyy tietojen käyttötarkoituksen, yhteydenpidon ajankohtaisuuden, asiakassuhteen ja sopimusvelvoitteiden keston sekä lakisääteisten säilytysvelvoitteiden perusteella. Asiakassuhteen päätyttyä voimme säilyttää tarpeelliset tiedot esimerkiksi jäljellä olevien sopimusvastuiden hoitamiseksi tai oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sovellettavien vanhentumisaikojen mukaisesti.
Arvioimme säilytystarvetta yhteydenoton käsittelyn päättyessä, asiakassuhteen muuttuessa tai päättyessä sekä säännöllisesti tietojen ylläpidon yhteydessä. Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Pelkkä mahdollinen tuleva hyöty ei ole peruste säilyttää henkilötietoja rajattomasti.
Asiakastarinoiden henkilötiedot säilytetään julkaisun ajan suostumuksen mukaisesti. Hosting-palvelun teknisten tietojen säilytykseen vaikuttavat palvelun toiminta- ja tietoturvatarpeet sekä palveluntarjoajan käytännöt.
Missä tietoja käsitellään?
Sähköpostia käsitellään Microsoft 365 -palvelussa. Asiakkuuksiin ja yhteydenottoihin liittyviä tietoja ylläpidetään myös Arktiprocin omassa paikallisesti toimivassa CRM-järjestelmässä, joka ei ole julkiverkossa. Verkkosivuston hosting-palveluna toimii Vercel.
Tietoja käsittelevät tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa Arktiproc ja käyttämämme palveluntarjoajat. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa tai oikeusvaateen hoitamiseksi tarvittaville tahoille.
Microsoftin ja Vercelin palveluihin voi liittyä käsittelyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Siirroissa käytetään soveltuvaa lainmukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. Lisätietoja suojatoimista saat meiltä sekä Microsoftin tietojenkäsittelyehdoista ja Vercelin tietojenkäsittelyehdoista.
Verkkosivusto ja ulkopuoliset palvelut
Sivustolla ei ole yhteydenottolomaketta. Sähköpostilinkki avaa oman sähköpostiohjelmasi, eikä verkkosivusto vastaanota tai tallenna viestiäsi.
Sivustolla ei käytetä analytiikkaa, kävijäseurantaa eikä seurantaevästeitä. Fontit ja kuvat ladataan sivuston omasta osoitteesta. Hosting-palvelu voi käsitellä teknisiä lokitietoja sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi.
WhatsApp-, LinkedIn- ja muut ulkopuoliset linkit vievät kyseisten palveluntarjoajien palveluihin. Niiden käytössä sovelletaan palveluntarjoajien omia tietosuojakäytäntöjä.
Oikeutesi
Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi, virheellisten tietojen oikaisua sekä tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Soveltuvissa tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Oikeuksien toteuttamiseen voi liittyä laissa säädettyjä rajoituksia, esimerkiksi tietojen säilyttämistä edellyttävä lakisääteinen velvoite.
Lähetä pyyntö osoitteeseen emil.hellgren@arktiproc.fi. Voimme pyytää henkilöllisyyden varmistamiseksi tarvittavia lisätietoja. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti.