Käsin tehty työ oli hitain ja virheherkin vaihe
RST-Teamilla tarjouslaskennan toistuvat kaavat tehtiin aiemmin käsin Excelissä. Samoja papereita ja lukuja käytiin läpi useita kertoja, mikä teki työstä hidasta ja lisäsi virheiden riskiä.
Sama käsityö jatkui tarjouksen jälkeen projektin käynnistämiseen ja sopimusten muodostamiseen liittyvissä työvaiheissa.
Mäkipään mukaan juuri käsin työskentely oli prosessin selvästi hidastavin tekijä.
Räätälöity sovellus kokoaa työvaiheet samaan kokonaisuuteen
Arktiproc rakensi RST-Teamille oman, yrityksen prosesseihin räätälöidyn automaatiosovelluksen RST-Teamin omaan ympäristöön. Sovellus toimii pohjana, jonka päälle rakennetaan eri prosesseja palvelevia moduuleita.
Tarjouslaskentaan toteutettiin AI-parseri, joka tulkitsee PDF-muotoisia materiaaliluetteloita ja poimii niistä tarvittavat rivitiedot. Poimittujen tietojen perusteella sovellus tekee tarjouksen laskentaa. Näin aineiston tulkinta ja laskenta liittyvät samaan työnkulkuun.
Ensimmäisissä moduuleissa on automatisoitu tarjouslaskennan laskenta- ja tarkistusvaiheita sekä Excel- ja Word-pohjaisia työvaiheita sopimusten muodostamiseen. Sama ympäristö mahdollistaa kokonaisuuden laajentamisen myöhemmin uusilla moduuleilla.
Tavoitteena on, että toistuva käsityö poistuu ja ihmiselle jää ennen kaikkea lopputuloksen valvonta. AI-parseri ja automaatio tukevat tätä työnjakoa: aineistojen tulkinta ja toistuvat laskentavaiheet kootaan sovellukseen, ja ihminen valvoo lopputulosta.
Palvelu on ollut odotettua nopeampaa ja parempaa
Ensimmäisen keskustelun jälkeen Mäkipäälle jäi tunne, että yhteistyö on helppoa, kysymyksiin saa vastaukset ja ehdotettu ratkaisu osuu tarpeeseen. Muita toimittajia ei lähdetty kilpailuttamaan.
Suora keskustelu toteuttajan kanssa oli tärkeä osa päätöstä.
Mäkipää nostaa erityisesti esiin myös sen, kuinka nopeasti Arktiproc on saanut kiinni RST-Teamin tarpeista, vaikka toimiala oli aluksi vieras.
“Kaikki on toiminut loistavasti alusta saakka. Palvelu on ollut odotettua nopeampaa ja parempaa, ja asian ytimestä on saatu yllättävän helposti kiinni.”
Kevyt yhteistyö ilman turhaa byrokratiaa
Yhteistyön keveys on Mäkipään mukaan yksi syy siihen, että RST-Team jatkaa Arktiprocin kanssa uusilla projekteilla.
Turhaa byrokratiaa tai raskaita prosesseja ei ole ollut. Asiat käydään tiiviisti läpi, toteutetaan ja tarkistetaan seuraavalla kierroksella.
Mäkipää kuvaa toimintatapaa myös ihmisläheiseksi: asioista on ollut helppo keskustella ja Arktiprocia on ollut helppo lähestyä, vaikka tekninen toteutus ei olisi itselle tuttua.
“On ollut helppo kommunikoida ja helppo lähestyä, vaikka en itse teknisestä toteutuksesta juuri ymmärrä.”
Yhteistyö jatkuu
Mäkipään mukaan RST-Team on saanut rahalleen vastinetta, ja ensimmäisiä projekteja on jo seurannut uusia kokonaisuuksia.
Kun häneltä kysyttiin, mitä hän sanoisi yritykselle, joka harkitsee Arktiprocin käyttämistä, vastaus oli lyhyt.
“Voin suositella lämpimästi.”
