“Meidän viiden päivän työ tehdään nyt alle kahdessa tunnissa. Nyt on konkreettisesti näyttää, mitä tässä tapahtuu.”
Ongelma ei ollut turha työ – vaan pakolliseen työhön kulunut aika
ElmoNetillä oli prosesseja, jotka oli pakko hoitaa, mutta joihin kului kohtuuttoman paljon aikaa. Kyse oli suurista aineistomääristä, tarkistamisesta ja tietojen kokoamisesta – työstä, jossa ihmisen päätöksentekoa tarvittiin vain vähän.
Tilanne muuttui akuutiksi, kun tiimistä eläköityi henkilö ja samalla konkretisoitui, kuinka paljon työaikaa manuaalisiin vaiheisiin todellisuudessa kului.
Ratkaisuksi ei haluttu vuosien mittaista järjestelmähanketta tai raskasta integraatioprojektia. Tarve oli saada tiimille nopeasti lisää aikaa varsinaiseen tekemiseen.
Oma automaatiosovellus, jota voidaan kasvattaa moduuli kerrallaan
Arktiproc rakensi ElmoNetille oman, asiakkaan prosesseihin räätälöidyn automaatiosovelluksen ElmoNetin omaan ympäristöön. Sen päälle toteutettiin ensimmäiset kaksi automaatiomoduulia niihin työvaiheisiin, joissa säästöpotentiaali oli suurin.
Ajatus ei ollut tehdä kahta irrallista robottia, vaan yhteinen pohja, johon voidaan lisätä uusia moduuleita sitä mukaa, kun seuraavia automatisoitavia työvaiheita tunnistetaan.
Tämä on jo muuttanut tapaa, jolla ElmoNetissä katsotaan automaatiota. Kun ensimmäiset ratkaisut ovat näkyneet käytännössä, uusia käyttökohteita on alkanut löytyä lisää.
Tarpeesta nopeasti toimivaan ratkaisuun
Kylmäniemen mukaan Arktiproc sai nopeasti kiinni siitä, mitä ElmoNet oikeasti tarvitsi. Tarpeen tiiviin läpikäynnin jälkeen ratkaisu oli jo käytännössä pitkällä ja loppu oli pientä viimeistelyä.
Yksi yhteistyön tärkeistä tekijöistä on ollut se, että keskustelu käydään suoraan toteuttajan kanssa. Kylmäniemi arvostaa myös sitä, ettei asiakkaalle yritetä myydä kaikkea mahdollista, vaan keskustelussa otetaan kantaa siihen, mikä on aidosti järkevää toteuttaa ja millä tavalla.
“Arvostan sitä, että asiakkaalle tulee rehellinen vastaus siihen, onko tämä järkevä toteuttaa ja onko tämä järkevä tapa toteuttaa se.”
Yli neljä kuukautta työaikaa takaisin vuodessa
Kylmäniemen arvion mukaan kahden ensimmäisen projektin toteutukseen ostettu työmäärä jäi yhteensä alle kuukauteen. Samojen ratkaisujen vuosittainen työajansäästö on jo yli neljä kuukautta yhden työntekijän työaikaa.
Yksi konkreettisimmista esimerkeistä on kuukausittainen työvaihe, johon kului aiemmin noin viisi päivää. Nyt sama työ tehdään alle kahdessa tunnissa.
“Tässä on lopulta aika minimaalinen investointi ja melko maksimaalinen hyöty.”
Oma ympäristö pienensi myös toimittajariskiä
ElmoNetille oli tärkeää, että ratkaisut rakennetaan asiakkaan omaan ympäristöön eikä toiminta jää pysyvästi yhden palveluntarjoajan SaaS-palvelun varaan.
Kylmäniemi sanoi haastattelussa suoraan, että pienen ja uuden toimittajan SaaS-ratkaisu olisi voinut tuntua liian suurelta riskiltä. Se, että ElmoNet omistaa ympäristön ja ratkaisun pohjan itse, madalsi yhteistyön kynnystä olennaisesti.
Näin toimittaja voi joskus vaihtua ilman, että itse ratkaisu katoaa mukana.
Kevyt tapa tehdä isoja työajansäästöjä
Kylmäniemi vertaa kokemusta muihin kehittämishankkeisiin, jotka ovat usein olleet raskaita, pitkiä ja vaikeasti määriteltäviä. Arktiprocin kanssa ero on ollut erityisesti nopeudessa ja keveydessä.
Ratkaisut on myös tehty loppukäyttäjälle mahdollisimman yksinkertaisiksi: uuden monimutkaisen työkalun opettelun sijaan käyttäjän tehtävä voi olla käytännössä aineiston lisääminen ja napin painaminen.
Yhteistyö jatkuu uusien automaatiokohteiden parissa.
